Uruguay XXI convoca a postulación de empresas organizadoras profesionales de congresos para la realización de la 57ª ASAMBLEA GENERAL DEL CENTRO INTERAMERICANO DE ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS (CIAT) (en adelante, la “Asamblea General” o el “Evento”, indistintamente), de acuerdo a las especificaciones que se establecen en el presente llamado.

 Características generales del evento

Uruguay XXI conjuntamente con la Dirección General Impositiva se encuentra abocado a la organización y ejecución de la 57ª Asamblea General del CIAT, que se llevará a cabo en  Montevideo o Punta del Este – Maldonado, durante cinco días, en el mes de mayo de 2023 (fecha y lugar a determinar).

La Asamblea General del CIAT comprende una reunión técnica internacional de los 42 países miembros, países miembros asociados y otros países y organismos internacionales, cuyo objetivo es intercambiar experiencias, discutir y analizar temas relacionados con la problemática y tendencias que afectan a la administración tributaria.

En este link está disponible la información de las Asambleas Generales realizadas anteriormente https://www.ciat.org/asambleas-generales/

Las características generales del evento se encuentran disponibles en el Anexo, las mismas podrán variar de acuerdo a los requerimientos del CIAT.Descripción de los servicios solicitados

En virtud de ello se convoca a empresas organizadoras profesionales de congresos (en adelante “OPC”) para la organización del Evento y coordinación correspondiente, para dar cumplimiento a los requerimientos del mismo en cualquier aspecto y etapa.

Uruguay XXI ha designado un Coordinador del Evento que será la contraparte de la OPC contratada a todos los efectos.

La OPC se encargará de la coordinación general del evento, supervisión y seguimiento de los trabajos encomendados a cada proveedor contratado, debiendo dar conformidad para el pago de las facturas.

Las contrataciones de terceros serán realizadas directamente por Uruguay XXI, excepto expresa autorización en otro sentido. Se acordarán con la OPC las pautas para pedidos de precios y sugerencias de adjudicación, que como criterio general deberán contemplar la solicitud de tres cotizaciones por cada servicio a contratar.

Uruguay XXI conjuntamente con  DGI y la intervención del Coordinador, decidirán la adjudicación a los distintos proveedores.

A modo de ejemplo y sin que esta lista se considere taxativa la empresa contratada será responsable de los siguientes ítems:

• Registro de participantes (en forma anticipada y en forma presencial en el Evento).
• Diseñar una página WEB del evento (inglés y español) en la que se incluya el logo del evento, del CIAT y de la DGI, en donde se brindará toda la información y medios que faciliten la asistencia de los participantes. En ella deberá incluirse como mínimo la siguiente información: Programa técnico y programa social del evento; Documentos técnicos del evento; Información de interés general sobre la ciudad donde se realiza el evento (Información sobre desplazamiento al sitio, aeropuertos, requerimientos de visas, clima, sitios de interés, moneda local, facilidades turísticas, diferencias horarias, etc.); Información sobre el hotel donde se llevará a cabo y donde se hospedarán los asistentes (Se deberá incluir información sobre los precios de los diferentes tipos de habitaciones en la moneda local y en dólares americanos, así como las fechas límites de reserva, persona a contactar, etc.). A tales efectos se deberá:
  1. Realizar el diseño gráfico, la preparación y actualización de los contenidos, que incluya la provisión de imágenes y materiales necesarios.
  2. Actualizar la página con las últimas versiones de las presentaciones de las conferencias y con las conclusiones una vez finalizado el evento.
  3. Se proveerá el hosting del sitio.
• Diseño, confección, armado y entrega de materiales para los asistentes, incluyendo, entre otros, acreditaciones, programa, material en medio magnético en inglés y en español, papelería y afines, y certificados de asistencia.
• Diseño de la identidad institucional del evento (para asistentes y organizadores), logotipos, identificadores de mesa y personales, señalética y todas sus aplicaciones, etc.
• Gestión del material de prensa del evento, previo y posterior a su realización.
• Servicio de Secretaría permanente en el local del evento durante un máximo de ocho días (1 a 2 días antes del evento, y un día posterior en caso de ser necesario, más los días del evento). Efectuar el armado general de la Secretaría, proveyendo el personal necesario para el funcionamiento de la secretaría, sala de conferencias y la coordinación entre las distintas salas (plenaria, ejecutiva, secretaría ejecutiva del CIAT). Se solicita detallar número y perfiles de personas que desarrollarán las tareas, especificando el dominio de las lenguas extranjeras, siendo imprescindible el idioma inglés.
• Provisión de un equipo calificado de recepcionistas y asistentes de sala para apoyar a los participantes en traslados, información general, indicaciones sobre el lugar y hora de eventos técnicos, institucionales y sociales, y en la asistencia a los participantes durante las sesiones de trabajo. Se solicita detallar número y perfiles de personas que desarrollarán las tareas, especificando el dominio de las lenguas extranjeras, siendo imprescindible el idioma inglés.
• Coordinación con el lugar elegido como locación del evento.
• Supervisión y coordinación general del armado de salas, audio, proyecciones, grabaciones, cabinas de interpretación, interpretación simultánea y traductores y demás servicios contratados, incluyendo la instalación de equipos de proyección de presentaciones y apoyo para su correcto funcionamiento.
• Coordinación con los servicios de alojamiento.
• Logística en la recepción y traslado de llegada y salida de los invitados extranjeros, desde el aeropuerto hasta los hoteles, así como en la circulación durante el Evento entre los hoteles y el lugar del evento en caso de corresponder.
• Coordinación con los organismos públicos correspondientes para asegurar la seguridad de los asistentes.
• Proponer y gestionar las actividades culturales para la cena de clausura.
• Suministro de información sobre actividades turísticas y culturales, para los acompañantes de los participantes durante los días de sesiones de trabajo de la Asamblea General, y para los asistentes fuera del horario de las sesiones.
• Organización, coordinación y supervisión de las propuestas de catering para los coffee break, almuerzos, cóctel de bienvenida y cena de clausura.
• Desmontaje del Evento al cierre de actividades.
• Presentar un informe acerca del desarrollo y resultados del evento, en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a su finalización.

Los proponentes deberán presentar un cronograma tentativo con el proceso de trabajo, el cual en caso de resultar adjudicada será validado junto con Uruguay XXI y la DGI con la intervención correspondiente del Coordinador.

Alcance de las ofertas

Se solicita cotizar exclusivamente los siguientes ítems:

• Honorarios por gestión de la organización del Evento
• Honorarios por establecer una secretaría permanente durante un máximo de ocho días, indicando recursos asignados (cantidad y perfiles).
• Costo del personal asignado para el trabajo previo, durante y posterior al Evento, detallando cantidad y perfiles de los mismos y discriminando costos por cada uno.
• Costo del personal adicional que se requiera para actividades no previstas, detallando perfiles de los mismos.