La agencia Uruguay XXI abre llamado para la contratación de servicios de operación y coordinación para la participación de Uruguay en la Expo Universal de Osaka 2025. La empresa seleccionada, además de los servicios que se solicitan en este llamado, deberá contratar un Coordinador durante todo el período de la exposición.

1. ANTECEDENTES Uruguay participará de la Expo Universal Osaka 2025, próxima Exposición Mundial organizada y regulada por la Oficina Internacional de Exposiciones (BIE). La misma tendrá lugar en la ciudad japonesa de Osaka, región de Kansai, con una duración de seis meses, inaugurándose el 13 de abril y con fecha de clausura el 13 de octubre de 2025.  En esta oportunidad se espera que 150 países y 25 organizaciones internacionales participen de la Exposición. Aguardándose que la misma reciba aproximadamente 28 millones de visitantes. En esta edición, el tema sobre el cual versará la Exposición es: "Diseñando la Sociedad del Futuro para Nuestras Vidas". Se pretende que los países participantes proyecten su concepción e imágenes de la sociedad del futuro sobre la base de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) 2030, debiendo elegir para el diseño y presentación de sus pabellones entre los siguientessubtemas: "Salvar vidas", "Empoderar vidas" y "Conectar vidas". 

Participación de Uruguay. La participación nacional contribuirá a impulsar las iniciativas económicas y comerciales vinculadas a Japón y a la región de Asia-Pacífico en su conjunto.  Uruguay se destaca entre los pocos países del sistema multilateral que han presentado periódicamente el Informe Voluntario de Cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) en cada reunión de Alto Nivel de Naciones Unidas. Esta consistencia demuestra el compromiso del país con los ODS y permite a los organizadores constatar su sólida narrativa sobre el progreso y el compromiso institucional y de la sociedad civil en la consecución de estos objetivos. 

2. OBJETIVOS En esta ocasión, Uruguay contará con un stand país de 68 m2 totales en el Pabellón CS-2. La temática elegida por nuestro país se centrará en proyectar una imagen internacional sostenible, capaz de contribuir a la construcción de bienes globales relacionados con la 2 producción de alimentos, la gestión sostenible de la producción agropecuaria, las energías renovables —incluyendo el hidrógeno verde—, el turismo sostenible, la innovación y la transformación digital.   Esta temática se refiere a indicadores ESG por los cuales Uruguay ha recibido reconocimiento internacional, reforzando su imagen de socio seguro y confiable y destacando la fortaleza de sus instituciones y economía.   Dentro de este marco conceptual, Uruguay promoverá sus oportunidades y ventajas económicas, productivas, comerciales, tecnológicas, turísticas y culturales, posicionándose como un hub regional y global para un futuro productivo sostenible. 

3. PERFIL La empresa seleccionada y el Coordinador deberán contar con experiencia en Expos o ferias internacionales, de preferencia representando a países de América Latina, y serán especialmente valoradas las empresas que hayan trabajado en Japón y tengan conocimiento de la cultura japonesa. El coordinador deberá acreditar al menos dos años de experiencia en gestión de proyectos de gran envergadura. Deberá interactuar como nexo entre varios organismos públicos y privados, en diversos aspectos: administrativos, comerciales, logísticos, culturales y operativos. El coordinador deberá contar excelente capacidad de comunicación, organización y trabajo en equipo. Asimismo, se requiere dedicación full time.

4. SERVICIOS REQUERIDOS - La empresa seleccionada será responsable de la operación de Uruguay en la Expo Osaka 2025 durante los 6 meses de exposición (del 13 de abril al 13 de octubre de 2025) en Osaka, Kansai – Japón.  El Coordinador seleccionado y contratado por la empresa deberá estar operando para Uruguay desde noviembre 2024 hasta el 30 de noviembre de 2025. - El equipo de trabajo seleccionado y contratado por la empresa deberá estar operativo en la ciudad de Osaka, Japón, desde el 13 de marzo hasta el 13 de noviembre de 2025. - El equipo de trabajo seleccionado deberá contar con amplio dominio del idioma inglés y español, tanto oral como escrito, se valorarán conocimientos de idioma japonés. 3 - Se deberá contemplar servicios de traducciones e interpretaciones al idioma japonés para visitas de autoridades, reuniones con proveedores y traducciones de materiales.

5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

• 5.1. Operación integral del stand: • Coordinación con la empresa constructora del stand (seleccionada por Uruguay) y supervisión del armado y desarmado. • Disponibilidad para realizar viajes previos a Osaka, de coordinación y visitas de supervisión durante la construcción del stand y de avanzada de apertura. • Gestión de importación e ingresos de insumos de Uruguay a la Expo. • Selección y coordinación del equipo de trabajo del stand. El equipo de trabajo seleccionado deberá atender el stand durante todo el horario de la Expo. • Hospitality para visitantes estratégicos, artistas y autoridades. • Gestiones ante la organización de la Expo, permisos, acreditaciones, etc. • Colaboración en el armado y ejecución del cronograma de actividades. • Apoyo en actividades de cooperación entre países vecinos y pabellones estratégicos. • Búsqueda, selección y coordinación de proveedores. • Administración y seguimiento de presupuesto asignado. • Apoyo en las tareas relacionadas con la virtual expo. • Reportes de todas las actividades. • Reportes de interesados en Uruguay, registro de visitantes, registro fotográfico y colaboración en cobertura para redes. La empresa seleccionada y el Coordinador del stand reportarán al Comisario y Project Manager de la Expo Uruguay.
• 5.2. Gestiones de prensa, relaciones públicas y misiones comerciales. • Generar contactos en BIE y mesa directiva. • Tours de prensa. • Atención de medios, periodistas, vips. • Coordinación con centro de prensa de la Expo. • Coordinación con agencia de comunicación. • Generación de contenidos para publicación local e internacional • Cobertura de apertura de Expo, Día Nacional de Uruguay, visita presidencial, visitas comerciales, cierre de Expo, y demás eventos. • Apoyo en la coordinación de las misiones comerciales. • Colaboración de contenidos para RRSS. • Gestión y control de stock de merchandising y material promocional. 4
• 5.3 Tareas relacionadas al evento “Uruguay Day” • Coordinación integral de la celebración del Día Nacional de Uruguay, el 17 de junio. • Gestión de entrevistas y prensa en medios internacionales y locales importantes. • Convocatoria de invitados, autoridades, prensa, personalidades, influencers. • Gacetilla de prensa pre y post evento. • Cobertura de fotografía y video con una entrega en el día para replicar en redes. • Ambientación del evento, contratación de riders de artistas y otros proveedores que sean necesarios. • Clipping y retorno de actividades (ROI) • Coordinación logística de traslado de invitados desde el stand de Uruguay y traslados dentro de la Expo. • Entrega de merchandising Uruguay. • Coordinación de la difusión del Día Nacional en los medios de la Expo y medios internacionales. • Coordinación protocolar con la Embajada de Japón • Coordinación del cronograma del evento.

6. POSTULACIONES Las empresas interesadas deberán presentar: - Propuesta económica, referencias de otras operaciones, plan de trabajo con un cronograma tentativo desde noviembre 2024 hasta noviembre 2025 y forma de pago. La propuesta económica deberá contemplar los honorarios, alojamiento, traslados, viáticos, seguros, cargas sociales o cualquier otro tipo de costo asociado en los que se incurra por contratar al Coordinador del stand y a los equipos de trabajo en dólares americanos, sin importar la modalidad en la que se los contrate. Los costos previamente descriptos serán de cargo de la empresa seleccionada. URUGUAY XXI no abonará ningún costo adicional vinculado con este llamado y se limitará a abonar el monto detallado en la propuesta presentada. La contratación de los servicios será hasta el 30 de noviembre de 2025.

7. CATEGORÍAS A EVALUAR -Antecedentes laborales, experiencia en organización de Expos o Ferias Universales: máximo 15 puntos -Perfiles y experiencia del equipo de trabajo: máximo 15 puntos 5 -Perfil y experiencia del Coordinador: máximo 20 puntos -Propuesta y cronograma de trabajo: máximo 15 puntos -Propuesta Económica: máximo 20 puntos -Entrevista con Empresa Operadora y Coordinador propuesto: máximo 15 puntos

8. PLAZOS Las empresas interesadas podrán postularse a la siguiente dirección de correo electrónico: llamadosconsultoria@uruguayxxi.gub.uy Las propuestas serán recibidas hasta el 7 de junio, 17 hs (hora Uruguay)

9. RESPONSABILIDADES La empresa seleccionada será responsable ante los organismos recaudadores de las obligaciones tributarias y de seguridad social inherentes a la situación jurídica que emerja del contrato, pudiendo URUGUAY XXI requerirle la exhibición de documentación acreditante de estar al día en el cumplimiento de dichas obligaciones. No existirá vinculación alguna de subordinación o dependencia laboral entre las personas que tomen parte en la prestación de los servicios a contratarse y URUGUAY XXI. Asimismo, se deja constancia que URUGUAY XXI no asumirá responsabilidad alguna por cualquier accidente, enfermedad o impedimento que pudiere sufrir el personal de la empresa seleccionada o sus subcontratistas si los hubiere o cualquier otro reclamo de cualquier índole, materia sobre la cual la empresa asumirá la completa y total responsabilidad.